A Lei Geral de Proteção de Dados entrou em vigor, em que pese alguns juristas entendam que não se aplica aos Condomínios, não há espaço para negligência, tampouco omissão com a manipulação de dados que o Condomínio coleta diariamente.
A lei tem por fim a preservação de dados pessoais, protegendo a privacidade do indivíduo, conduzindo para uma maior transparência no manuseio desses materiais, seja na coleta, transmissão, armazenamento ou eliminação dessas informações, permitindo o Estado efetuar a fiscalização contra abusos do uso indevido de dados.
Ainda que haja a necessidade de adoção de algumas medidas pelos Condomínios a fim de se adequarem a essa nova realidade, é sempre bom ter em mente que esta Lei veio para privilegiar empresas sérias, pois o problema não é manter os dados, e, sim o mau uso desses dados. Portanto, a partir de agora a coleta deve ser apenas do essencial, do que se tenha legítimo interesse.
A partir disso, o Síndico deverá elaborar um fluxo de dados, um relatório de impacto e um mapa de risco a respeito dos dados que são tratados pelo Condomínio.
O primeiro passo é através do rastreamento de dados: Por que esses dados são coletados? Por que preciso dessas informações? Por que esses dados são utilizados neste processo? Eu tenho dados sensíveis? Como são coletados? Quem mais está tratando e manipulando? Qual a periodicidade e com quem são compartilhados? Como esses dados são protegidos? Como são descartados esses dados?
Diante dessas premissas de identificação, o Condomínio irá adotar a sua prevenção de risco: reformulando documentos internos e políticas internas, revisando contratos com prestadores de serviços fazendo constar cláusulas de responsabilidade e confidencialidade, elaborando documentos de gestão de consentimento, gestão de solicitação de titulares, controles necessários, políticas de segurança da informação e privacidade, treinamento de funcionários, conscientização humana, atualização das convenções constando a necessidade de atualização dos dados dos condôminos.
Ademais, quanto menos pessoas manipularem os dados tratados pelo Condomínio menores são os riscos de infração a legislação pertinente.
Isso porque a Lei Geral de Proteção de Dados prevê sanções administrativas gravíssimas aqueles que tratarem os dados de forma irregular, podendo ser aplicada multa simples de até 2% do faturamento da empresa, limitada a R$ 50.000.000,00 (cinquenta milhões de reais) por infração.
A fim de proteger os dados tratados pelo Condomínio este pode adotar alguns cuidados básicos para que não fique à mercê de eventuais invasões de terceiros, através da dupla certificação, antivírus e sistema de segurança rígido que protejam os dados contra as falhas de hardware e software.
Impende salientar ainda que cada Condomínio tem sua individualidade e cada Síndico deve focar no que é mais urgente. Assim, no dia-a-dia através do processo de governança o Síndico fará o monitoramento dos procedimentos e fluxos para melhoramento contínuo do processo.
Logo, há um trabalho permanente a ser desenvolvido pelos Condomínios que deve concentrar maiores esforços na preservação de dados que são coletados, armazenados, transmitidos ou eliminados.
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